Бюджет грантової заявки: як розподілити витрати проєкту
Оновлено: 20 вер.
Грантові заявки бувають дуже різні за формою. Але одна частина є в кожній, і саме на ній найчастіше спотикаються: бюджет. Експерт дивиться на нього не як бухгалтер. Він шукає відповідь на просте питання: чи розуміє команда, скільки насправді коштує те, що вона обіцяє зробити.
У Synergy Academy бюджету присвячено окреме заняття. Нижче головне з нього: з чого починати, з яких частин складається бюджет і де зазвичай ховаються помилки.
Чотири питання до першої цифри
Перш ніж відкривати таблицю, дайте собі відповідь на чотири питання.
Чи відповідає структура бюджету завданням і тексту проєкту? Кожна діяльність має свій рядок, і навпаки.
Як витрати розподіляються в часі? Донору важливо бачити, що гроші не знадобляться всі в перший місяць або всі в останній.
Хто Вам потрібен? Чи вистачить компетенцій штатної команди, чи треба закласти оплату додаткових людей.
Що Вам потрібно? Обладнання можна купити, а можна орендувати, і друге часто вигідніше та простіше пояснити донору.
Спершу умови конкурсу
Уважно прочитайте умови, включно з дрібним шрифтом і примітками в посиланнях. Саме там донори зазвичай пишуть, які статті витрат дозволені, які заборонені і які мають стелю. Бюджет, у якому є недозволена стаття, можуть відхилити, навіть не читаючи решту заявки.
З чого складається бюджет
Єдиного стандарту немає: у кожного конкурсу своя форма. Але чотири групи витрат є майже завжди.
Група | Що сюди входить | На що звернути увагу |
Оплата праці | Команда проєкту, залучені експерти, податки на зарплату | Плануйте першою. Вдало підібрана і задоволена команда це ядро проєкту. |
Прямі видатки | Усе, що створює зміст проєкту: заходи, обладнання, матеріали, поїздки, послуги | Зазвичай це не менше 70% бюджету. Продумайте кожну статтю і перевірте обмеження донора. |
Непрямі видатки | Оренда офісу, зв'язок, бухгалтерія, адміністрування | Про них часто забувають, а без них проєкт не працює. Багато донорів задають для них фіксовану ставку. |
Непередбачувані видатки | Резерв на зміну цін і курсу | Найчастіше дозволені лише у великих проєктах. Перевірте, чи дозволяє їх Ваш донор. |
Прямі й непрямі видатки: у чому різниця
Прямі видатки можна прив'язати до конкретної діяльності: тренінг, дослідження, закупівля верстата. Непрямі підтримують проєкт загалом, і розділити їх між діяльностями неможливо.
Саме тому донори часто не просять розписувати непрямі видатки, а дозволяють закласти їх відсотком від прямих. Наприклад, у програмі Horizon Europe це фіксована ставка 25% від прямих витрат, причому субпідряд у цю базу не входить. У кожній програмі ставка своя, тож шукайте її в умовах конкурсу, а не переносьте з попередньої заявки.
Типові помилки в бюджеті
Бюджет не збігається з текстом. У діяльності п'ять тренінгів, у бюджеті гроші на три.
Круглі цифри без розрахунку. «Обладнання: 10 000 євро» викликає питання. «4 ноутбуки по 900 євро» питань не викликає.
Ціни «зі стелі». Експерти знають ринок. Завищені ціни підривають довіру, занижені показують, що команда не рахувала.
Забуті податки і банківські комісії. Потім їх доводиться покривати з власних коштів.
Помилки в арифметиці. Одна неправильна сума, і перевіряти починають усе.
Немає співфінансування там, де воно обов'язкове, або воно нічим не підтверджене.
Перевірка перед подачею
Кожна діяльність із тексту має рядок у бюджеті.
Кожен рядок пояснюється формулою: кількість, ціна за одиницю, сума.
Усі статті дозволені умовами конкурсу, стелі не перевищено.
Непрямі видатки пораховано за ставкою саме цієї програми.
Підсумки по рядках, розділах і загальна сума сходяться.
Сума запиту вкладається в межі, визначені донором.
Бюджет збалансований: жодна група витрат не «з'їдає» проєкт.
Питання і відповіді
Чи є єдиний шаблон бюджету грантової заявки?
Ні. Кожен донор дає свою форму, і заповнювати треба саме її. Але логіка всюди однакова: оплата праці, прямі, непрямі і, де дозволено, непередбачувані видатки.
Скільки можна закласти на зарплати?
Загального правила немає. Одні донори обмежують частку оплати праці, інші ні. Головне, щоб кожна ставка пояснювалась роллю людини в проєкті та її зайнятістю
Що таке співфінансування?
Це частина вартості проєкту, яку заявник покриває сам або за рахунок партнерів. Якщо конкурс вимагає, наприклад, 50% співфінансування, донор оплатить лише половину бюджету, і другу половину треба підтвердити.
Чи можна змінити бюджет після отримання гранту?
Зазвичай у певних межах так, але за правилами донора і часто лише з його письмової згоди. Тому реалістичний бюджет на старті економить багато нервів під час реалізації.
Бюджет і текст заявки пишуться разом. Про те, як зробити сильним сам текст, читайте в матеріалі Як написати грантову заявку, яку не відхилять. А якщо хочете пройти весь шлях з наставником, приходьте на GRANT ARCHITECT у Synergy Academy.
За матеріалами заняття Synergy Academy про бюджет грантової заявки.
