Як підготуватися до перевірки донором: чек-лист для громадських організацій і МСП

13 хвилин тому

Читати 3 хв

Сильна заявка виводить вас у шорт-лист. Те, що відбувається далі, менш помітне, але вирішує більше: донор перевіряє, чи можна довірити вашій організації свої гроші. Це і є due diligence. У невеликого фонду вона може обмежитися одним дзвінком і кількома документами, у міжнародного донора чи програми ЄС триває тижнями.

Кожен донор перевіряє по-своєму, тому організації часто дізнаються про свої прогалини, коли перевірка вже почалася. Grant Standards Association (GSA), незалежна асоціація, що встановлює стандарт грантової готовності, об'єднує все, на що дивляться донори, у шість сфер. Ми працюємо з клієнтами за тими самими шістьма сферами, бо вони охоплюють майже всі питання, які поставить донор.

Почніть із самооцінки

Перш ніж збирати документи, оцініть організацію в кожній сфері від 0 до 3:

0 нічого немає;
1 існує неформально, у головах людей або в листуванні;
2 записано й затверджено;
3 записано, затверджено, і ви можете показати, що це працює.

Оцінка 0 або 1 у будь-якій сфері означає, що саме тут донор зупиниться й почне ставити питання.

Шість сфер і документи до кожної

1. Управління: хто ухвалює рішення і хто контролює

Статут у чинній редакції, витяг з державного реєстру.
Організаційна структура і матриця RACI: хто ухвалює рішення, хто виконує, з ким радяться і кого інформують.
Дані про підписантів: хто може підписувати договори й платежі і на яку суму.
Кодекс поведінки.

2. Комплаєнс: етика й доброчесність

Політика щодо конфлікту інтересів і декларації від людей, залучених до проєкту.
Політики протидії шахрайству, корупції та відмиванню коштів (AML).
Процедура повідомлення про порушення: як працівники й партнери можуть безпечно повідомити про проблему.
Політика захисту (safeguarding) і запобігання сексуальній експлуатації та насильству (PSEA), якщо ви працюєте з дітьми, вразливими дорослими або людьми в кризі.
Захист персональних даних.

3. Фінанси: як ви рахуєте гроші і чи можете це довести

Фінансова інструкція: облік, бюджетування, управління коштами.
Правила для прямих і непрямих витрат і спосіб обліку робочого часу (табелі).
Аудиторський слід, який можна показати: операція, підтвердний документ, погодження.
Останній аудит або фінансова звітність.

Донори менше дивляться на розмір обороту і більше на те, чи сходяться цифри. Якщо бюджет у заявці, фінансова звітність і банківські виписки розповідають різні історії, чекайте на питання.

4. Реалізація: як ви ведете проєкти і закуповуєте

Стандартні операційні процедури (SOP) для підготовки і ведення проєктів.
Політика закупівель: з якої суми ви збираєте кілька пропозицій і хто затверджує вибір.
Реєстр ризиків із відповідальними і заходами реагування.
Календар дедлайнів звітів і платежів.

5. Вплив: як ви вимірюєте зміни

План моніторингу, оцінки, підзвітності й навчання (MEAL).
Індикатори для кожного проєкту з базовими й цільовими значеннями.
Спосіб збирати висновки і використовувати їх у наступному проєкті.

6. Партнерства: наскільки ви надійний партнер

Карта чинних партнерів і угоди з ними.
Шаблони меморандумів (MoU), листів про наміри (LoI) і договорів із субгрантерами та постачальниками.
Власна процедура перевірки партнерів, зокрема за санкційними списками.

Зберіть усе в одне досьє

Зберіть усе в одному місці разом із простим переліком доказів: сфера, документ, статус (є / немає / потребує змін), відповідальний і посилання на файл. Цей перелік стане вашим навігатором. Коли донор надішле анкету, ви відповідатимете з досьє, а не шукатимете по папках.

Закрийте прогалини за 30, 60 і 90 днів

Не всі прогалини однаково термінові. Для кожної оцініть за шкалою від 1 до 5 дві речі: наскільки вона впливає на фінансування і наскільки складно її закрити. Потім розподіліть:

Обов'язково за 30 днів: сильний вплив на фінансування, наприклад відсутня політика AML чи політика щодо конфлікту інтересів.
Наступні 60 днів: процедури, які існують на практиці, але не записані.
До 90 днів: покращення, що посилюють досьє, як-от реєстр ризиків або повніший план MEAL.

Невеликій організації не потрібні товсті інструкції. Для більшості донорів достатньо однієї-двох сторінок на політику, затверджених керівним органом, які реально виконуються.

Типові помилки

Надсилати документи частинами, в різних форматах, упродовж кількох тижнів.
Фінансові показники, що відрізняються в заявці та у звітності.
Політики, скопійовані в іншої організації, не адаптовані й не затверджені.
Немає чіткої відповіді, хто підписує, хто погоджує платежі і хто їх перевіряє.
Сприймати перевірку як формальність, а не як перший погляд донора на те, як ви працюєте.

Перевірка як перевага

Організація з готовим досьє може за кілька хвилин пояснити донору чи наглядовій раді свій рівень готовності. Те саме досьє знадобиться для наступної заявки, наступного донора і щорічного аудиту, а партнерам по консорціуму воно показує, що ви надійний лідер або співзаявник. Організації, яким потрібне незалежне підтвердження готовності, можуть піти далі й сертифікуватися в GSA.

Synergy Development Consulting допомагає організаціям підготуватися до перевірки донором: проводимо самооцінку за шістьма сферами, збираємо досьє, закриваємо прогалини в політиках і процедурах і супроводжуємо процес до підписання грантової угоди. Дізнатися про консалтинг.

Щоб розібрати власний випадок з експерткою та іншими учасниками, приходьте на Mastermind Synergy AI Funding Club.